Környezet és Természetvédő Civil Szervezetek Együttműködésének Szervezeti és Működési Szabályzata szerint szavazati joggal bármelyik civil szervezet vagy be nem jegyzett csoport részt vehet az OT-n, aki regisztrációjával elfogadja az SZMSZ-t és a jelen házirendet, valamint igazak rá az alábbiak:
- környezet és természetvédelmi témával foglalkozik alapszabálya / alapító okirata szerint,
- alapvetően közérdekű, nem nyereségérdekelt tevékenységet folytat,
- nem tartozik politikai párthoz vagy gazdasági érdekcsoporthoz,
- be nem jegyzett csoport esetén két, az előző Országos Találkozón szavazati joggal részt vett civil szervezet ajánlásával rendelkezik. (Egy civil szervezet maximum két ilyen ajánlást adhat ki.)
A szavazati jog gyakorlásához a szavazati jog gyakorlójának nyilatkoznia kell, hogy ismeri a Környezet és Természetvédő Civil Szervezetek Együttműködésének Szervezeti és Működési Szabályzata 2.§. 2. pontját, és e szerint jogosult szavazati joggal részt venni az OT-n.
A szavazati jog gyakorlásához legkésőbb a helyszíni regisztrációkor be kell nyújtani a szavazásra jogosult nevére kiállított hivatalos megbízó levelet. Jogi személyiséggel nem rendelkező csoportként (civil társulásként) szükséges két, tokaji OT résztvevő szervezet ajánlásának benyújtása.
Szavazati jog gyakorlásához alapesetben nincs szükség egyéb hivatalos dokumentum benyújtására. A szavazati jog gyakorlásának jogszerűségét a Koordinációs Tanács által megbízott bizottság ellenőrzi a nyilvánosan elérhető dokumentumok felhasználásával. Kétely, vagy nyilvánosan elérhető dokumentumok hiányában a bizottság bekérhet dokumentumokat a szervezettől. Amennyiben a szervezet nem nyújtja be azokat, a bizottság elutasíthatja a szavazati jog kiadását.